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Bestellungen und Rezepte

Diese Seite erklärt den vollständigen Lebenszyklus einer Bestellung in RxScale — vom Moment der Bestellaufgabe durch den Patienten bis zum Erhalt des Medikaments.

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Wie Bestellungen durch das System fließen

Wenn ein Patient über Ihren Shop eine Bestellung aufgibt, wird eine Reihe von Schritten ausgelöst, die von RxScale verwaltet werden:

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Bestelllebenszyklus Schritt für Schritt

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Bestellung erstellt

Der Patient schließt einen Checkout in Ihrem Shop ab. Eine Bestellung wird in RxScale mit dem Status „init” erstellt. Das System validiert die Bestellung und beginnt mit der Verarbeitung.
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Verarbeitung gestartet

Das System überprüft die Bestelldetails, prüft die Produktverfügbarkeit und bereitet die Rezeptanfrage für die ärztliche Prüfung vor.
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Wartet auf Arzt

Das Rezept wird in die Prüfwarteschlange eines Arztes eingereiht. Der Arzt prüft die Fragebogenantworten und medizinischen Informationen des Patienten.
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Ärztliche Entscheidung

Der Arzt genehmigt, lehnt ab oder setzt das Rezept auf Wartestatus.
  • Genehmigt — Das Rezept wird zur Unterschrift weitergeleitet.
  • Abgelehnt — Die Bestellung wird aktualisiert und der Patient wird benachrichtigt.
  • Wartestatus — Das Rezept wird pausiert, um zusätzliche Informationen einzuholen.
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Rezept unterschrieben

Der Arzt unterschreibt das Rezept elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Damit wird es rechtsgültig.
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An Apotheke gesendet

Das System leitet die Bestellung basierend auf Produktverfügbarkeit und Standort an eine geeignete Apotheke weiter.
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Apothekenbearbeitung

Die Apotheke prüft die Bestellung, bereitet das Medikament vor und versendet es an den Patienten.
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Bestellung abgeschlossen

Der Patient erhält sein Medikament und die Bestellung wird als abgeschlossen markiert.

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Rezeptverwaltung

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Rezepterstellung

Ein Rezept wird automatisch erstellt, wenn eine Bestellung in die Phase der ärztlichen Prüfung eintritt. Sie müssen Rezepte nicht manuell erstellen — das System übernimmt dies basierend auf den Produkten in der Bestellung.

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Einen Anteil für einen Arzt reservieren

Im Admin-Tool können Sie einen Arzt Ihrer Organisation so konfigurieren, dass er einen prozentualen Anteil geeigneter neuer Rezepte erhält. Ein Warteschlangenanteil von 30 % reserviert zum Beispiel ungefähr 30 % der neuen Rezepte für diesen Arzt. Die übrigen Rezepte bleiben in der gemeinsamen Prüfwarteschlange. Der Arzt muss weiterhin für das jeweilige Rezept geeignet sein. Berechtigungen zum Unterzeichnen, Rezepttyp, Fragebogenzugriff und SKU-Sperrlisten gelten unverändert. Ist der Arzt nicht geeignet, bleibt das Rezept in der gemeinsamen Warteschlange, statt für einen anderen Arzt reserviert zu werden. Reserviert werden nur Rezepte, die zur Prüfung bereit sind. Ein Rezept, dessen Fragebogen noch nicht beantwortet wurde, ist nicht reservierbar, da es zu diesem Zeitpunkt kein Arzt annehmen kann. Jede Reservierung hat eine Freigabefrist. Nimmt der ausgewählte Arzt das Rezept nicht vor Ablauf dieser Frist an, gibt RxScale es für die gemeinsame Warteschlange frei, damit ein anderer geeigneter Arzt es prüfen kann. Pro Organisation kann nur ein Arzt einen Warteschlangenanteil über 0 % haben.
Eine Reservierung ist keine Zuordnung. Das Rezept bleibt unzugeordnet, bis ein Arzt es tatsächlich annimmt: Solange die Reservierung besteht, ist doctor_uid weiterhin null, und weder das Reservieren noch das Freigeben löst einen Webhook aus. Sie erhalten das gewohnte Ereignis prescription.doctor_changed mit doctor_assignment_reason QUEUE_ASSIGNED genau dann, wenn ein Arzt das Rezept annimmt — ob das der reservierte Arzt ist oder nach Ablauf der Frist ein anderer. Die Warteschlangenaufteilung fügt Rezept-Webhooks und Antworten der Management API keine neuen Felder hinzu. Siehe Webhooks und Benachrichtigungen.

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Rezeptstatus

Detaillierte Statusbeschreibungen finden Sie unter Rezeptstatus.

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Ein Rezept herunterladen

Öffnen Sie eine Bestellung im Admin-Tool und nutzen Sie das Download-Menü im Bereich Rezepte. Sobald ein Rezept unterschrieben ist, stehen drei Optionen zur Verfügung: Verwenden Sie die Kopie immer dann, wenn das PDF an Empfänger außerhalb Ihrer Organisation geht. Das Wasserzeichen stellt klar, dass es sich um ein Duplikat und nicht um das unterschriebene Original handelt.
Wenn ein Rezept-PDF nicht mit einem Wasserzeichen versehen werden kann — etwa weil es passwortgeschützt ist — schlägt der Kopie-Download fehl und es wird keine Datei erzeugt. Das ist beabsichtigt: Sie erhalten nie ein unmarkiertes Original, wenn Sie eine Kopie angefordert haben. Nutzen Sie Verschreibungsdatei herunterladen, wenn Sie das Original benötigen.

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Zusammenarbeit mit Apothekenpartnern

Sobald ein Rezept unterschrieben ist, übernimmt RxScale die Apothekenzuweisung automatisch. Das System berücksichtigt:
  • Produktverfügbarkeit — Ob die Apotheke die benötigten Produkte auf Lager hat.
  • Standort — Geografische Nähe zum Patienten für eine schnellere Lieferung.
  • Kapazität — Die aktuelle Auslastung der Apotheke.
Sie müssen Apothekenbeziehungen nicht direkt verwalten. RxScale kümmert sich um die Weiterleitung der Bestellungen an die richtige Apotheke.

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Bestellungen überwachen

Sie können den Bestellfortschritt überwachen durch:
  • Webhooks — Erhalten Sie Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn sich Bestell- oder Rezeptstatus ändern. Siehe Webhooks und Benachrichtigungen.
  • Management API — Fragen Sie Bestell- und Rezeptdetails programmgesteuert ab. Siehe Management API.

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Storefront-Zahlungen und Erstattungen

Wenn eine Patientin oder ein Patient über Ihre von RxScale gehostete Storefront bestellt, wird die Prüfgebühr über Ihr verbundenes Mollie-Konto bezahlt, bevor eine Ärztin oder ein Arzt die Anfrage sieht. Nur eine erfolgreiche Zahlung erzeugt die Bestellung – jede Storefront-Bestellung im Admin-Dashboard hat also eine Zahlung. Öffnen Sie die Bestellung im Admin-Dashboard, um ihre Karte Zahlung zu sehen:
  • den Zahlungsstatus (zum Beispiel Bezahlt, Teilweise erstattet oder Erstattet) und den Hinweis Testmodus für Zahlungen im Testmodus von Mollie
  • den Betrag, den bereits erstatteten und den noch erstattbaren Betrag
  • den beim Checkout festgehaltenen MwSt.-Satz und die RxScale-Plattformgebühr
  • die Mollie-Zahlungs-ID (tr_…), nach der Sie in Ihrem Mollie-Dashboard suchen können
  • alle Erstattungen zu dieser Zahlung mit Status und Grund – und bei einer fehlgeschlagenen oder noch nicht abgeschlossenen Erstattung den Grund dafür

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Eine Storefront-Zahlung erstatten

Wählen Sie auf der Karte Zahlung die Aktion Erstatten. Zahlen Sie den gesamten noch erstattbaren Betrag (Vollständige Erstattung) oder einen kleineren Betrag (Teilerstattung) zurück und geben Sie optional einen Grund an – manche Zahlungsarten zeigen ihn der Patientin oder dem Patienten an. Die Erstattung wird sofort an Mollie gesendet; der Dialog bleibt geöffnet, bis Mollie geantwortet hat, und die Karte aktualisiert sich, sobald er geschlossen wird.
  • Die Plattformgebühr wird nicht erstattet. Hat RxScale auf die Zahlung eine Plattformgebühr erhoben, zahlt Mollie sie bei einer Erstattung nicht zurück: Die Patientin oder der Patient erhält den gezahlten Betrag zurück, RxScale behält die Gebühr.
  • Testzahlungen bewegen kein Geld. Die Erstattung einer Zahlung im Testmodus wiederholt den Ablauf bei Mollie, zahlt aber nichts zurück.
  • Wenn Mollie nicht antwortet, bleibt die Erstattung Ausstehend und die Aktion heißt Erstattung erneut versuchen. Ein erneuter Versuch schließt genau diese Erstattung ab, statt eine neue anzulegen. Ist die Erstattung seit mehr als einer Stunde ausstehend, prüfen Sie die Zahlung vor dem erneuten Versuch in Ihrem Mollie-Dashboard: Mollie erkennt einen erneuten Versuch nur etwa eine Stunde lang als dieselbe Erstattung.
  • Eine Erstattung ändert weder das Rezept noch die Bestellung. Sie ist eine Entscheidung im Backoffice, unabhängig von der ärztlichen Prüfung.

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Bestellnummern für Storefront-Bestellungen

Bestellungen aus Ihrem Shopify-Shop behalten den Namen, den Shopify ihnen gibt, zum Beispiel #1525. Hinter Bestellungen über einen von RxScale gehosteten Storefront steht keine Shopify-Bestellung, deshalb vergibt RxScale die Nummer selbst: Jeder Storefront zählt ab RXS-1001 hoch, dann RXS-1002 und so weiter. Nur bezahlte Bestellungen erhalten eine Nummer — ein abgebrochener Checkout verbraucht keine. Die Nummer wird im Admin-Tool in der Bestellliste als Shop-ID und auf der Bestellseite als Shop-Bestellung angezeigt, und Sie können danach suchen. Apotheken erhalten sie als shop_order_name, sobald Sie den Shop-Bestellnamen für sie aktiviert haben. Jeder Storefront kann statt RXS ein eigenes Präfix verwenden — wenden Sie sich dafür an RxScale. Ein geändertes Präfix gilt ab der nächsten Bestellung: Die Zählung läuft weiter, und bereits nummerierte Bestellungen behalten ihre Nummer.

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Shopify-Prioritätseinstellungen

Wenn Ihr Shop Shopify verwendet, können Sie Prioritätswerte an RxScale übergeben, damit dringende Patienten oder Bestellungen vor normal priorisierten Vorgängen angezeigt werden. Verwenden Sie ganzzahlige Werte; höhere Zahlen bedeuten eine höhere Priorität. Fehlende oder ungültige Werte werden ignoriert und die Standardpriorität wird verwendet. Die Bestellpriorität gilt für die konkrete Shopify-Bestellung. Die Patientenpriorität wird im Patientenprofil gespeichert und kann für zukünftige Aktivitäten des Patienten wiederverwendet werden.
Speichern Sie Prioritätswerte als einfache ganze Zahlen. Werte wie high, urgent oder leere Strings werden ignoriert, statt in eine Priorität umgewandelt zu werden.

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Rezepte auf “Warten” setzen

Wenn Ihr Shop Shopify verwendet, können Sie ein Rezept direkt auf Warten (on hold) erstellen lassen, anstatt es in die reguläre Prüfungswarteschlange zu schicken. Das ist nützlich, wenn eine Bestellung zunächst manuell geprüft werden muss (zum Beispiel bis ein Laborergebnis vorliegt oder eine Identität bestätigt ist). Das Rezept bleibt ohne zugewiesenen Arzt und erscheint in der Arzt-Arbeitsliste der Organisation mit dem Warten-Grund, sodass ein Arzt der Organisation es bei Bedarf übernehmen kann. Setzen Sie den Warten-Status über Bestellattribute:
  • Das Rezept wird nur zurückgehalten, wenn _rxscale_prescription_hold einen wahren Wert hat: true, 1 oder yes (Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert). Jeder andere Wert – oder ein fehlendes Attribut – erstellt das Rezept normal.
  • _rxscale_prescription_hold_comment ist optional. Wenn es zusammen mit einem wahren Warten-Wert vorhanden ist, wird der Grund im Statusverlauf des Rezepts gespeichert und dem Prüfer angezeigt. Der Kommentar wird ignoriert, wenn die Bestellung nicht zurückgehalten wird.
  • Der Warten-Status wird bei der ersten Erstellung des Rezepts angewendet. Das nachträgliche Hinzufügen des Attributs zu einer bestehenden Bestellung setzt ein bereits erstelltes Rezept nicht rückwirkend auf Warten.
Der Warten-Status gilt nur für das Rezept. Die Bestellung selbst durchläuft ihren normalen Lebenszyklus.

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Patient-Arzt-Termine bei Zahlung bestätigen

Wenn Ihr Shop Shopify verwendet und der Storefront vor dem Checkout einen Patient-Arzt-Termin bucht, können Sie diesen Termin automatisch bestätigen, sobald die Bestellung bezahlt ist. Setzen Sie die Termin-UID auf der Bestellung und/oder der Position:
  • Die Bestätigung läuft nur, wenn der finanzielle Status der Bestellung „bezahlt“ (paid) ist.
  • Pro Attributvorkommen kann eine UID gesetzt werden (z. B. eine auf der Bestellung und eine pro Position). Doppelte Werte werden nur einmal bestätigt.
  • Fehlende, bereits bestätigte, stornierte oder anderweitig nicht bestätigbare UIDs werden übersprungen, ohne die Bestellverarbeitung zu blockieren.
  • Eine erfolgreiche Bestätigung löst dieselben Meeting-Updated-Webhook-Ereignisse aus wie die Bestätigung über die Scheduling-API.
  • Ein Termin mit eigenem Preis wird auf diesem Weg nicht bestätigt. Wurde der Termin über einen Buchungslink gebucht, der den Termin in Rechnung stellt, wird er erst bestätigt, sobald diese Terminzahlung eingegangen ist — die Bezahlung der Bestellung bezahlt nicht den Termin. Die UID wird übersprungen (die Bestellverarbeitung bleibt unberührt), der Termin bleibt bis zum Ablauf seiner Reservierung vorgemerkt, und die Patientin oder der Patient kann ihn währenddessen weiterhin auf der Buchungsseite bezahlen.
Das betrifft ausschließlich Termine aus einem kostenpflichtigen Buchungslink. Ein Termin ohne Terminpreis — also jeder Termin von vor der Einführung von Terminzahlungen und jeder Termin aus einem kostenfreien Link — wird bei Zahlung wie bisher bestätigt.

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RxScale-Bestellimport überspringen

Wenn Ihr Shop Shopify verwendet, können Sie verhindern, dass RxScale eine Bestellung automatisch über Shopify-Webhooks importiert (und spätere Webhook-Updates oder -Stornierungen für diese Bestellung verarbeitet), indem Sie ein zusätzliches Bestellattribut setzen:
  • RxScale überspringt die Bestellung nur, wenn der Attributwert true ist (Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert). Werte wie 1, yes, false oder ein fehlendes Attribut führen nicht zum Überspringen.
  • Solange das Attribut gesetzt ist, importiert, aktualisiert oder storniert die automatische Shopify-Webhook-Verarbeitung die Bestellung in RxScale nicht. Eine zuvor bereits importierte Bestellung bleibt unverändert; weitere Shopify-Webhooks für diese Bestellung werden ignoriert, bis das Attribut entfernt wird oder nicht mehr true ist.
Dies unterscheidet sich von _skip_validation / _rxscale_skip_validation: Diese Attribute importieren die Bestellung weiterhin, überspringen aber die Anamnese-Validierung für Rezeptpositionen.

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Altersgrenze für Shopify-Bestellwebhooks

RxScale ignoriert Shopify-Bestellwebhooks für Bestellungen, die mehr als 60 Tage vor dem Versand des Webhooks erstellt wurden. So gelangen Massenbearbeitungen, Tag-Aktualisierungen und Archivmigrationen längst abgeschlossener Bestellungen nicht erneut in die RxScale-Verarbeitung.
  • Die Grenze gilt für Webhooks zur Bestellerstellung und zur Bestellaktualisierung.
  • Bestellstornierungen werden immer verarbeitet, unabhängig vom Alter der Bestellung.
  • Das Alter wird vom Erstellungsdatum der Bestellung in Shopify bis zum Zeitpunkt des Webhook-Versands gemessen – nicht ab dem Datum Ihrer Bearbeitung. Das Bearbeiten einer zwei Jahre alten Bestellung hat in RxScale daher keine Wirkung.
Um eine Änderung für eine Bestellung jenseits der Grenze in RxScale zu übernehmen, erstellen Sie eine neue Bestellung. Muss eine ältere Bestellung tatsächlich importiert werden, wenden Sie sich an den RxScale-Support. Eine Bestellung, die in RxScale bereits vorhanden ist, aber keine Fulfillment-Erfassung hat, kann nicht erneut importiert werden – sie wurde bereits vom vorherigen System versandt, und ein erneuter Import würde ein doppeltes Rezept erzeugen. Das gilt nicht für eine Bestellung, die RxScale nie importiert hat; eine wirklich alte Bestellung dieser Art kann weiterhin normal importiert werden.

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Lieferart aus Shopify-Line-Item-Properties

Wenn Ihr Shop Shopify verwendet, liest RxScale die Line-Item-Property _fulfillment_method oder fulfillment_method und ordnet diesen Wert einer für den Shop konfigurierten Lieferart zu (zum Beispiel pickup → Abholung in der Apotheke). Der Schlüssel ohne Unterstrich ist der Name, den die Shopify-Adminoberfläche anzeigt, wenn das Storefront die Property ohne führenden Unterstrich setzt.
  • Sind beide Schlüssel vorhanden, wird _fulfillment_method verwendet.
  • Der Wert muss zu einer für diesen Shop konfigurierten Mapping der Lieferart passen. Nicht gemappte Werte lassen die Fulfillment-Bestellung ohne Lieferart; der Apotheken-Standard kann später noch greifen.
  • _delivery_type (zum Beispiel physical) ist eine separate Produkt-Property und wird nicht als Versandart verwendet.

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Apothekenbestellungen in der API

Wenn Sie Bestellungen uber die Management API abrufen, enthalt jede Bestellung ein pharmacy_orders-Array, das den Fulfillment-Status zeigt:
Jede Apothekenbestellung reprasentiert einen Fulfillment-Versuch durch eine Apotheke. Eine Bestellung kann mehrere Apothekenbestellungen haben, wenn sie einer anderen Apotheke zugewiesen wurde.
delivery_type wird aus der Fulfillment-Methode des verbundenen Shops ermittelt (Shopify-Line-Item-Property _fulfillment_method oder fulfillment_method, pro Shop gemappt), andernfalls aus der Standard-Versandart der empfangenden Apotheke. Der Wert kann null sein, wenn keines von beiden gesetzt ist — gehen Sie also nicht davon aus, dass immer eine Versandart vorhanden ist.

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Status der Apothekenbestellungen

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