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Termine verwalten

Admins prüfen Patiententermine und verwalten die Scheduling-Konfiguration aus dem Admin-Portal. Die Terminübersicht ist für Support- und Operations-Teams gedacht, die anstehende Buchungen prüfen oder im Auftrag eines Patienten oder Arztes stornieren müssen.

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Wo Termine zu finden sind

Nutzen Sie die globale Terminübersicht für alle Buchungen Ihrer Organisation. Sie können auch ein Patientenprofil öffnen und die Termine des Patienten in der Detailansicht prüfen. Standardmäßig zeigt die Übersicht zukünftige aktive Termine.

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Filter

Termine lassen sich filtern nach:

• Arzt
• Patient
• Status
• Zeitraum

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Terminstatus

• held — der Slot ist vorübergehend reserviert, aber noch nicht bestätigt.
• confirmed — der Termin ist gebucht.
• cancelled — der Termin wurde storniert.
• expired — ein temporärer Hold ist vor der Bestätigung abgelaufen.
• completed — der Termin ist beendet.
• no_show — der Patient ist nicht erschienen.

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Termine stornieren

Admins können aktive held- und confirmed-Termine stornieren. Ein Stornogrund ist Pflicht. Der Grund wird am Termin gespeichert, damit Support- und Operations-Teams den Hintergrund nachvollziehen können.

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Booking-Token-Secrets

Wenn Ihre Organisation Patient Booking Tokens in einem Partner-Backend (z. B. Shopify) ausstellt, wird jedes Token gegen ein von RxScale ausgegebenes Secret signiert. Verwalten Sie diese in den Organisationseinstellungen:

• Secret erstellen. RxScale gibt eine key_id (für den JWT-kid-Header) und den Secret-Wert zurück. Der Wert wird verschlüsselt gespeichert. Admins können ihn jederzeit über Einstellungen → Buchungs-Secrets erneut einsehen, sodass das Einfügen in einen neuen Minter keine Neu-Provisionierung erfordert.
• Secret widerrufen. Der Widerruf ist sofort wirksam. Tokens, die mit dem widerrufenen Key signiert wurden, werden beim nächsten Aufruf abgewiesen.

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Secret rotieren

1. Neues Secret erstellen. Sie haben jetzt zwei aktive Secrets.
2. Minter so umstellen, dass neue Tokens mit der neuen key_id signiert werden.
3. Warten, bis Tokens mit dem alten Key abgelaufen sind (in der Regel wenige Minuten dank kurzer TTL).
4. Altes Secret widerrufen.

Da jedes Token über den kid-Header geroutet wird, ist die Rotation ohne Downtime möglich.

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Terminarten und Meeting-Räume provisionieren

Terminarten und persistente Meeting-Räume werden vom RxScale-Team während des Onboardings und auf Anfrage konfiguriert:

• Terminarten definieren Dauer, Hold-TTL, Stornovorlauf und Umbuchungsregeln.
• Meeting-Räume sind pro Arzt vorkonfiguriert (persistent_per_provider-Strategie), sodass Patient und Arzt immer im selben Jitsi-Raum landen.

Wenden Sie sich an den Support, wenn eine neue Terminart angelegt oder Meeting-Räume geändert werden sollen.

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Verfügbarkeitsfenster der Ärzte

Ärzte verwalten ihre buchbaren Fenster selbst. Jeder Arzt hat in seinem Portal eine Verfügbarkeitsseite, auf der er wöchentlich wiederkehrende Slots anlegen, bearbeiten oder löschen kann — daraus speist sich die Buchungsseite der Patienten. Als Admin können Sie die aktuellen Fenster eines Arztes auf der Arzt-Detailseite lesend einsehen — hilfreich beim Troubleshooting, wenn Patienten keine Slots sehen, oder beim Audit der Abdeckung. Änderungen vereinbaren Sie mit dem Arzt oder über den Support.

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Umbuchen im Auftrag eines Patienten

Aus der Termin-Detailseite können Sie einen bestehenden Termin auf einen neuen Slot verschieben. Die Umbuchung respektiert den rebooking_mode (gleicher Arzt vs. beliebiger Arzt) und die Mindest-Vorlaufzeit der Terminart. Admin-Umbuchungen werden als neuer Termin angelegt, der über previous_meeting_uid mit dem ursprünglichen verknüpft ist — der Audit-Trail bleibt erhalten.

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Termin­erinnerungen

Erinnerungen konfigurieren Sie pro Terminart. Jede Regel hat:

• eine Empfängergruppe — patient, doctor oder admin,
• einen minutes_before-Offset (z. B. 60 = eine Stunde vor dem Termin),
• die Schalter send_email und send_sms — sind beide aus, wird das Event trotzdem publiziert (Partner können es abonnieren), RxScale versendet aber selbst nichts.

Pro Gruppe können Sie mehrere Erinnerungen anlegen, z. B. eine Arzterinnerung 24h vorher und eine zweite 15 Minuten vorher. Der Maintenance Manager läuft jede Minute und publiziert pro auflösbarem Empfänger ein APPOINTMENT_REMINDER_DUE-Event. Eine interne appointment_reminders_sent-Zeile garantiert Idempotenz, sodass dieselbe Erinnerung pro Termin nie zweimal feuert. Um die Events in Ihren Systemen zu empfangen, abonnieren Sie APPOINTMENT_REMINDER_DUE auf der Benachrichtigungsabos-Seite — der bestehende Webhook-Abo-Mechanismus regelt Signatur, Custom- Header und Retries genau wie bei Rezept-Events.

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Arzt-Telefonnummern für SMS-Erinnerungen

Aktiviert eine Regel send_sms für die Arzt-Empfängergruppe, benötigt RxScale eine Mobilnummer auf dem Arztprofil. Ärzte können die Nummer selbst auf der Einstellungs-Seite im Arztportal hinterlegen; Admins können sie auch in der Arzt-Detailseite (Feld “Mobiltelefonnummer”, getrennt vom Rezepttelefon) bearbeiten.