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Termine verwalten

Admins prüfen Patiententermine und verwalten die Scheduling-Konfiguration aus dem Admin-Portal. Die Terminübersicht ist für Support- und Operations-Teams gedacht, die anstehende Buchungen prüfen oder im Auftrag eines Patienten oder Arztes stornieren müssen.

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Wo Termine zu finden sind

Nutzen Sie die globale Terminübersicht für alle Buchungen Ihrer Organisation. Sie können auch ein Patientenprofil öffnen und die Termine des Patienten in der Detailansicht prüfen. Standardmäßig zeigt die Übersicht zukünftige aktive Termine.

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Filter

Termine lassen sich filtern nach:

• Arzt
• Terminart
• Patient
• Status
• Zeitraum

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Terminstatus

• held — der Slot ist vorübergehend reserviert, aber noch nicht bestätigt.
• confirmed — der Termin ist gebucht.
• cancelled — der Termin wurde storniert.
• expired — ein temporärer Hold ist vor der Bestätigung abgelaufen.
• completed — der Termin ist beendet.
• no_show — der Patient ist nicht erschienen.

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Termine stornieren

Admins können aktive held- und confirmed-Termine stornieren. Ein Stornogrund ist Pflicht. Der Grund wird am Termin gespeichert, damit Support- und Operations-Teams den Hintergrund nachvollziehen können.

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Booking-Token-Secrets

Wenn Ihre Organisation Patient Booking Tokens in einem Partner-Backend (z. B. Shopify) ausstellt, wird jedes Token gegen ein von RxScale ausgegebenes Secret signiert. Verwalten Sie diese in den Organisationseinstellungen:

• Secret erstellen. RxScale gibt eine key_id (für den JWT-kid-Header) und den Secret-Wert zurück. Der Wert wird verschlüsselt gespeichert. Admins können ihn jederzeit über Einstellungen → Buchungs-Secrets erneut einsehen, sodass das Einfügen in einen neuen Minter keine Neu-Provisionierung erfordert.
• Secret widerrufen. Der Widerruf ist sofort wirksam. Tokens, die mit dem widerrufenen Key signiert wurden, werden beim nächsten Aufruf abgewiesen.

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Secret rotieren

1. Neues Secret erstellen. Sie haben jetzt zwei aktive Secrets.
2. Minter so umstellen, dass neue Tokens mit der neuen key_id signiert werden.
3. Warten, bis Tokens mit dem alten Key abgelaufen sind (in der Regel wenige Minuten dank kurzer TTL).
4. Altes Secret widerrufen.

Da jedes Token über den kid-Header geroutet wird, ist die Rotation ohne Downtime möglich.

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Öffentliche Buchungslinks

Ein öffentlicher Buchungslink ist eine feste, teilbare URL — anders als ein Booking-Token-Secret (oben), das ein Partner-Backend nutzt, um einen Link für eine bestimmte Patientin oder einen bestimmten Patienten auszustellen, ist ein öffentlicher Link dafür gedacht, dort veröffentlicht zu werden, wo Patientinnen und Patienten ihn finden: auf Ihrer Website, im Arztprofil oder in der E-Mail-Signatur. Jeder mit der URL kann darüber buchen. Verwalten Sie diese unter Einstellungen → Öffentliche Buchungslinks.

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Einen Link erstellen

Jeder Link ist begrenzt auf:

• Einen Shop — Pflichtfeld. Legt fest, in welchen Ihrer Shops der Link bucht.
• Eine Terminart — Pflichtfeld. Jeder Link bucht genau eine Terminart.
• Einen Arzt — optional. Binden Sie den Link an eine Ärztin oder einen Arzt, etwa für deren persönliches Profil, oder lassen Sie ihn offen, sodass er bei jeder verfügbaren Ärztin oder jedem verfügbaren Arzt im Shop bucht.

Außerdem wählen Sie einen Namen für die URL (Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche); RxScale hängt ein kurzes zufälliges Suffix an, damit die vollständige URL nicht erraten werden kann. Optionale Einstellungen umfassen eine Rückleitungs-URL, zu der die Patientin oder der Patient nach der Buchung geleitet wird, Buchungshinweise, die vor der Terminauswahl angezeigt werden, sowie ob ein Grund für den Besuch verpflichtend ist.

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Welche Angaben abgefragt werden

Wer zum ersten Mal bucht, bestätigt zunächst eine E-Mail-Adresse und wird anschließend nach den Patientenprofilfeldern gefragt, die Sie für den Shop des Links als Erforderlich für Rezept markiert haben (zu verwalten unter Einstellungen → Profilfelder). Nichts davon ist fest verdrahtet: Markieren Sie eine Versichertennummer als erforderlich, fragt das Buchungsformular danach; lassen Sie das Geburtsdatum unmarkiert, wird es nicht abgefragt. Zwei Dinge bleiben bewusst außen vor:

• Foto- und Ausweisfelder werden hier nie abgefragt — das Buchungsformular ist ein reines Textformular ohne Upload. Sie als erforderlich zu markieren hindert Patientinnen und Patienten also nicht am Buchen. Erfassen Sie diese wie gewohnt später in der Konsultation.
• Bereits hinterlegte Angaben werden übersprungen. Wiederkehrende Patientinnen und Patienten werden nur nach noch leeren Feldern gefragt, und ein bereits erfasster Wert wird vom Buchungsformular nie überschrieben.

Hat ein Shop keine erforderlichen Felder, die das Formular erfassen kann, genügt die bestätigte E-Mail-Adresse für die Buchung. Jedes Feld wird mit dem Namen beschriftet, den Sie ihm im Profilfeld selbst gegeben haben — was Sie dort eintragen, lesen also Ihre Patientinnen und Patienten. Ein Blick lohnt sich, falls einer Ihrer Feldnamen interne Kurzschreibweise ist. Einige gängige Felder (Vorname, Nachname, Geburtsdatum) behalten stattdessen die übersetzten Bezeichnungen von RxScale, damit sie in der Sprache der Patientin oder des Patienten korrekt erscheinen. Datumsfelder erhalten eine Datumsauswahl und Telefonfelder ein Telefon-Tastenfeld — anhand des Feldtyps, nicht des Namens.

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Die URL bleibt stabil

Einmal erstellt, ändert sich die URL eines Links nicht von selbst. Veröffentlichen Sie sie, wo Sie möchten — sie funktioniert weiter, bis Sie den Link deaktivieren, erneuern oder löschen.

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Deaktivieren, erneuern und löschen

• Deaktivieren (den Schalter “Aktiv” im Bearbeiten-Dialog ausschalten) stoppt sofort neue Buchungen über den Link, behält aber die URL und die Konfiguration bei. Bereits über den Link gebuchte Termine sind davon nicht betroffen. Schalten Sie ihn jederzeit wieder ein, um unter derselben URL erneut Buchungen anzunehmen.
• Erneuern behält den Namen des Links, stellt aber ein neues zufälliges Suffix aus. Die bisherige URL funktioniert sofort nicht mehr — überall dort, wo Sie sie veröffentlicht haben. Website, Profile und E-Mail-Signaturen müssen alle auf die neue URL aktualisiert werden. Nutzen Sie dies, wenn eine Link-URL an einer Stelle gelandet ist, die Sie nicht beabsichtigt hatten, oder Sie einfach eine neue möchten.
• Löschen entfernt einen Link dauerhaft. Wie beim Deaktivieren sind bereits darüber gebuchte Termine nicht betroffen — nur künftige Buchungen.

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Terminarten und Meeting-Räume provisionieren

Terminarten werden vom RxScale-Team während des Onboardings und auf Anfrage konfiguriert. Sie definieren Dauer, Hold-TTL, Stornovorlauf und Umbuchungsregeln. Wenden Sie sich an den Support, wenn eine neue Terminart angelegt oder eine bestehende geändert werden soll. Meeting-Räume verwalten Sie selbst. Jeder Arzt erhält beim Anlegen automatisch einen dauerhaften Videoraum (persistent_per_provider-Strategie), sodass Patient und Arzt immer im selben Jitsi-Raum landen. Auf der Arzt-Detailseite sehen Sie den Raum und können ihn anlegen, erneuern oder entfernen. Der Raumname wird für Sie erzeugt; Sie geben ihn nie selbst vor.

• Anlegen betrifft Ärzte, die noch keinen Raum haben — etwa einen Arzt, der angelegt wurde, bevor Räume automatisch bereitgestellt wurden.
• Erneuern stellt einen neuen Raumnamen aus. Bereits gebuchte Termine behalten den Namen, mit dem sie gebucht wurden, denn jeder Termin speichert seinen Raumnamen im Moment der Reservierung; nur Buchungen nach dem Erneuern verwenden den neuen Namen.
• Entfernen stoppt alle neuen Buchungen für diesen Arzt. Nicht einmal eine Reservierung kann angelegt werden, der Arzt ist also überhaupt nicht buchbar, bis wieder ein Raum existiert. Bereits gebuchte Termine sind davon nicht betroffen und funktionieren weiter. Legen Sie erneut einen Raum an, um den Arzt wieder buchbar zu machen.

Behandeln Sie einen Raumnamen vertraulich — er ist der Zugang zu einer laufenden Konsultation.

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Verfügbarkeitsfenster der Ärzte

Ärzte verwalten ihre buchbaren Fenster selbst. Jeder Arzt hat in seinem Portal eine Verfügbarkeitsseite, auf der er wöchentlich wiederkehrende Slots anlegen, bearbeiten oder löschen kann — daraus speist sich die Buchungsseite der Patienten. Als Admin sehen Sie die aktuellen Fenster eines Arztes auf der Arzt-Detailseite — hilfreich beim Troubleshooting, wenn Patienten keine Slots sehen, oder beim Audit der Abdeckung — und Sie können dort sowohl wöchentliche Fenster als auch Ausnahmen für einzelne Tage selbst anlegen, bearbeiten und löschen. Ihre Änderungen wirken sich sofort auf die Patientenbuchung aus; stimmen Sie sich daher mit dem Arzt ab, bevor Sie seinen Zeitplan ändern.

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Umbuchen im Auftrag eines Patienten

Aus der Termin-Detailseite können Sie einen bestehenden Termin auf einen neuen Slot verschieben. Die Umbuchung respektiert den rebooking_mode (gleicher Arzt vs. beliebiger Arzt) und die Mindest-Vorlaufzeit der Terminart. Admin-Umbuchungen werden als neuer Termin angelegt, der über previous_meeting_uid mit dem ursprünglichen verknüpft ist — der Audit-Trail bleibt erhalten.

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Termin­erinnerungen

Erinnerungen konfigurieren Sie pro Terminart. Jede Regel hat:

• eine Empfängergruppe — patient, doctor oder admin,
• einen minutes_before-Offset (z. B. 60 = eine Stunde vor dem Termin),
• die Schalter send_email und send_sms — sind beide aus, wird das Event trotzdem publiziert (Partner können es abonnieren), RxScale versendet aber selbst nichts.

Pro Gruppe können Sie mehrere Erinnerungen anlegen, z. B. eine Arzterinnerung 24h vorher und eine zweite 15 Minuten vorher. Der Maintenance Manager läuft jede Minute und publiziert pro auflösbarem Empfänger ein APPOINTMENT_REMINDER_DUE-Event. Eine interne appointment_reminders_sent-Zeile garantiert Idempotenz, sodass dieselbe Erinnerung pro Termin nie zweimal feuert. Um die Events in Ihren Systemen zu empfangen, abonnieren Sie APPOINTMENT_REMINDER_DUE auf der Benachrichtigungsabos-Seite — der bestehende Webhook-Abo-Mechanismus regelt Signatur, Custom- Header und Retries genau wie bei Rezept-Events.

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Arzt-Telefonnummern für SMS-Erinnerungen

Aktiviert eine Regel send_sms für die Arzt-Empfängergruppe, benötigt RxScale eine Mobilnummer auf dem Arztprofil. Ärzte können die Nummer selbst auf der Einstellungs-Seite im Arztportal hinterlegen; Admins können sie auch in der Arzt-Detailseite (Feld “Mobiltelefonnummer”, getrennt vom Rezepttelefon) bearbeiten.

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E-Mails bei Absage, Verschiebung und Bestätigung

RxScale kann Ihre Patienten, Ihre Ärzte und Ihre Admins per E-Mail informieren, wenn ein geplanter Termin abgesagt, verschoben oder bestätigt wird. Das ist unabhängig von den Terminerinnerungen und standardmäßig ausgeschaltet: Es wird nichts versendet, solange Sie kein entsprechendes Abonnement angelegt haben.

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Aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen → Benachrichtigungen. Dieser Tab verwaltet sowohl Webhook-Abonnements als auch E-Mail-Benachrichtigungen.
2. Legen Sie ein Abonnement an und setzen Sie Kanal auf E-Mail. Als Ereignistyp dient Patienten-Arzt-Termin aktualisiert.
3. Wählen Sie den Empfänger — Patient, Arzt oder Admins. Jeder ist ein eigenes Abonnement; Sie können also eine beliebige Kombination der drei informieren.
4. Aktivieren Sie, welche Änderungen eine E-Mail auslösen: Absage, Verschiebung, Bestätigung oder eine beliebige Kombination. Mindestens eine Auswahl ist erforderlich.

Eine Verschiebung zählt ausschließlich als Verschiebung. Aktivieren Sie nur Absage, wird beim Verschieben eines Termins niemand benachrichtigt — die Absage-Hälfte einer Verschiebung wird bewusst unterdrückt, sodass für dieses Abonnement nichts übrig bleibt. Die Bestätigung ist von dieser Unterdrückung unabhängig — sie ist kein Teil einer Verschiebung, daher löst eine aktivierte Bestätigung bei jeder frischen Buchung immer eine E-Mail aus, unabhängig davon, ob Absage oder Verschiebung ebenfalls aktiviert sind. Beim späteren Bearbeiten eines Abonnements lässt sich ändern, welche Änderungen eine E-Mail auslösen. Empfänger und Ereignistyp stehen nach dem Anlegen fest — um den Empfänger zu wechseln, legen Sie ein Abonnement für den anderen an. Löschen Sie das Abonnement, um die E-Mails ganz zu beenden.

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Was in der E-Mail steht

Die E-Mail ist zweisprachig (erst Deutsch, dann Englisch) und nennt die Terminart, die andere Seite bzw. die anderen Parteien und die Terminzeit:

• Absage — teilt mit, dass der Termin abgesagt wurde, samt Absagegrund, sofern einer angegeben wurde.
• Verschiebung — teilt mit, dass der Termin verschoben wurde, und nennt die neue Zeit. Die alte Zeit wird nie wiederholt; ist keine neue Zeit verfügbar, steht nur die Verschiebung darin.
• Bestätigung — teilt mit, dass der Termin bestätigt wurde, und nennt die Terminzeit. Sie wird einmalig versendet, wenn eine frische Buchung bestätigt wird — eine spätere Verschiebung dieses Termins löst ihre eigene Verschiebungs-E-Mail aus, nicht eine zweite Bestätigung.

Patienten und Ärzte werden an der Kontaktadresse informiert, die RxScale bereits von ihnen hat; es gibt kein neues Feld dafür. Liegt für einen Patienten oder Arzt keine Kontaktadresse vor, wird keine E-Mail versendet. Der Wortlaut ist fest vorgegeben und derzeit nicht pro Organisation anpassbar, und nur diese drei Änderungen lösen E-Mails aus — die übrigen Übergänge (held, expired, completed, no-show) nie, Webhooks feuern sie aber weiterhin. Die Zustellung erfolgt je Empfänger nach bestem Bemühen: Sind mehrere Empfänger abonniert und ein Versand schlägt fehl, bleiben die anderen davon unberührt.

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Admins werden an alle Nutzer der Organisation verteilt

Das Abonnieren von Admins wählt keine einzelne Person aus — es informiert jeden Nutzer Ihrer Organisation, für den eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, genauso wie die bestehenden Terminerinnerungen an Admins bereits funktionieren. Für diesen Empfänger gibt es kein Opt-out je Nutzer; um die E-Mails zu stoppen, löschen oder bearbeiten Sie das Abonnement.

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Ärzte können ihre eigene Kopie abschalten

Abonnieren Sie Arzt, kann jeder Arzt seine eigene Kopie trotzdem auf der Einstellungs-Seite im Arztportal unter E-Mails zu Terminänderungen abschalten. Ärzte erhalten diese E-Mails — einschließlich Bestätigungen —, solange sie sie nicht deaktivieren. Das Abschalten stoppt nur die E-Mail dieses Arztes — E-Mails an Patienten und Admins sind davon nicht betroffen.

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An Ihren Webhooks ändert sich nichts

E-Mail ist ein eigener Zustellkanal desselben Abonnement-Mechanismus. Der Webhook patient_doctor_meeting_updated feuert weiterhin bei jedem Besprechungsübergang, mit identischem Payload — unabhängig davon, ob ein E-Mail-Abonnement besteht. Bestehende Integrationen müssen nicht angepasst werden.

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Mollie-Konto verbinden

Bepreiste Buchungslinks brauchen Ihr eigenes Mollie-Konto. Sie verbinden es einmalig unter Einstellungen -> Zahlungen über Mit Mollie verbinden. RxScale erstellt Zahlungen danach auf Ihrem Konto, das Geld landet in Ihrem Guthaben, und RxScale behält je Zahlung seine Plattformgebühr ein. Sie müssen nicht warten, bis Mollie Ihr Konto verifiziert hat. Sie können ein gerade erst angelegtes Mollie-Konto verbinden — zum Beispiel während Ihres Onboarding-Termins. Die Verbindung wird gespeichert und die Seite zeigt sie als in Prüfung an. In diesem Zustand können Sie noch keine bezahlten Termine verkaufen: Der Abrechnungsschritt im Buchungslink-Dialog bleibt geschlossen, und es kann keine Zahlung erstellt werden. RxScale prüft das Konto im Hintergrund erneut, und zusätzlich immer dann, wenn Sie die Zahlungsseite öffnen. Sobald Mollie Ihr Konto verifiziert und Zahlungen freigeschaltet hat, wechselt die Verbindung von selbst auf bereit — niemand muss dafür etwas öffnen, und den Verbindungsvorgang müssen Sie kein zweites Mal durchlaufen. Die Umschaltung erfolgt still: Sie bekommen keine E-Mail darüber, schauen Sie also auf die Zahlungsseite, wenn Sie den Stand wissen möchten. Ist Ihre Verifizierung gerade durchgegangen und Sie möchten die Stunde nicht abwarten, nutzen Sie Mollie-Status jetzt abfragen auf der Zahlungsseite. Damit fragt RxScale sofort bei Mollie nach und sagt Ihnen, was zurückkam — dass Zahlungen jetzt freigeschaltet sind, dass Mollie sie weiterhin nicht freigeschaltet hat, oder dass der RxScale erteilte Zugriff nicht mehr funktioniert und das Konto erneut verbunden werden muss.

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Bezahlte Buchungen vor dem Go-live durchspielen

Bevor Sie einen bepreisten Buchungslink an eine echte Patientin oder einen echten Patienten weitergeben, können Sie den gesamten Ablauf selbst durchspielen — Buchung, Bezahlseite, Bestätigung, Erinnerungen, Stornierung, Erstattung — ohne dass Geld fließt. Versetzen Sie die Terminart dafür in den Testmodus.

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Eine Terminart in den Testmodus versetzen

Öffnen Sie Einstellungen → Terminarten, rufen Sie bei der gewünschten Terminart Preise auf, wählen Sie Preise bearbeiten und setzen Sie Zahlungsmodus auf Testzahlungen (es wird kein Geld eingezogen). Anschließend speichern. Der Testmodus gilt jeweils für eine einzelne Terminart. Alle anderen Terminarten behalten ihre eigene Einstellung — Ihre produktiven Terminarten ziehen also weiterhin echte Zahlungen ein, während Sie mit einer eigens dafür angelegten Test-Terminart proben.

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Das funktioniert auch, solange die Mollie-Verifizierung noch aussteht

Normalerweise setzt ein bepreister Buchungslink ein Mollie-Konto voraus, das Mollie geprüft und für Zahlungen freigeschaltet hat. Eine Terminart im Testmodus wartet nicht auf dieses Ergebnis — Sie können den bezahlten Ablauf vom ersten Tag an durchspielen, während Ihr Mollie-Onboarding noch läuft.

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Was Sie und die Patientin oder der Patient sehen

Der Testmodus ist bewusst auffällig. Er erscheint überall dort, wo ein Testlauf mit einer echten Buchung verwechselt werden könnte:

• Ein Badge Testmodus neben der Terminart, in der Liste der Terminarten und auf der Detailseite der Terminart.
• Ein Hinweis im Dialog für Buchungslinks, sobald Sie einen bepreisten Link für diese Terminart erzeugen — genau in dem Moment, in dem ein Link an eine Person gehen könnte, die tatsächlich zahlen soll. Ein Link ohne Preis zieht ohnehin keine Zahlung ein und trägt deshalb keinen Hinweis.
• Ein Hinweis im Zahlungsschritt der Patientin oder des Patienten: Testbuchung — es wird kein Geld abgebucht.
• Ein Badge Testzahlung in der Terminliste, in der Zeile des Termins neben seinem Status. Es richtet sich nach der Zahlung und nicht nach der Terminart und wird unabhängig davon angezeigt, in welchem Zustand die Zahlung geendet ist — auch bei erstattet, fehlgeschlagen, abgebrochen und abgelaufen.
• Ein Badge Testmodus im Erstattungsdialog, damit eine alte Testzahlung nie in dem Glauben erstattet wird, es gehe echtes Geld zurück.
• Ein anderer Wortlaut im Stornodialog. Beim Stornieren eines bezahlten Termins weist er sonst darauf hin, dass der gesamte Restbetrag an die Patientin oder den Patienten zurückgeht; bei einer Testzahlung wäre das falsch, deshalb steht dort stattdessen, dass nichts eingezogen wurde und nichts zurückgeht.

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Es fließt kein Geld

Bei einer Testzahlung gilt:

• Der Patientin oder dem Patienten wird nichts berechnet — es wird kein Geld abgebucht.
• An Ihre Organisation wird nichts ausgezahlt, und es gibt nichts abzustimmen.
• Eine Erstattung wiederholt den Ablauf beim Zahlungsanbieter, zahlt aber nichts zurück — es wurde ja nie etwas eingezogen.

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Eine Testzahlung bleibt eine Testzahlung

Jede Zahlung hält fest, in welchem Modus sie erstellt wurde, und daran ändert sich später nichts. Stellen Sie die Terminart wieder auf echte Zahlungen um, werden bereits erstellte Testzahlungen nicht umgewandelt: Jede bleibt in der Terminliste eine Testzahlung, und eine Erstattung erfolgt weiterhin im Testmodus — die Zeile behält ihr Badge Testzahlung und der Erstattungsdialog sein Badge Testmodus, unabhängig davon, worauf die Terminart inzwischen eingestellt ist. Nur Buchungen nach der Umstellung ziehen echtes Geld ein.

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Auf echte Zahlungen umstellen

Der Testmodus läuft nicht ab und blockiert nichts — er schaltet sich also nicht von selbst wieder aus. Wenn Sie mit dem Testlauf zufrieden sind, gehen Sie zurück auf Einstellungen → Terminarten → Preise → Preise bearbeiten und setzen Zahlungsmodus wieder auf Echte Zahlungen – die übliche Einstellung für eine kostenpflichtige Terminart. Wenn Sie statt der gehosteten Buchungsoberfläche ein eigenes Frontend einsetzen: Die Booking Session meldet, in welchem Modus eine Buchung entstehen wird — siehe billing.test_mode in der Scheduling-API-Referenz. Sobald eine Zahlung existiert, lesen Sie stattdessen testmode an der Zahlung selbst. Dieser Wert steht mit dem Anlegen der Zahlung fest, während billing.test_mode der aktuellen Einstellung der Terminart folgt — er kann sich also ändern, während die Patientin oder der Patient noch auf der Bezahlseite ist.

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Eine bezahlte Terminzahlung erstatten

Wurde ein Termin über einen bepreisten Buchungslink gebucht, trägt seine Zeile in der Terminliste eine Zahlung, und neben Stornieren erscheint die Aktion Erstatten. Die Aktion wird nur angezeigt, wenn tatsächlich noch Geld zurückgehen kann — bei einem Termin ohne Zahlung, mit fehlgeschlagener Zahlung oder bereits vollständig erstatteter Zahlung gibt es sie nicht. Der Erstattungsdialog zeigt den gezahlten Betrag, den bereits erstatteten Betrag und den noch erstattbaren Betrag sowie alle bisherigen Erstattungen zu dieser Zahlung. Sie können:

• Vollständig erstatten — die Voreinstellung. Es wird der gesamte noch erstattbare Betrag zurückgezahlt, ermittelt im Moment der Bestätigung und nicht beim Öffnen des Dialogs.
• Teilweise erstatten — geben Sie einen Betrag in Euro ein, höchstens den noch erstattbaren. Das ist mehrfach möglich; jede Teilerstattung wird einzeln erfasst.

Optional können Sie einen Grund angeben. Bei manchen Zahlungsarten ist er für die Patientin oder den Patienten sichtbar — formulieren Sie ihn entsprechend verständlich.

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Stornieren erstattet automatisch

Beim Stornieren eines bezahlten Termins wird der gesamte noch erstattbare Betrag zurückgezahlt. Das gilt unabhängig davon, wie storniert wird — über diese Oberfläche, über die Management-API, über den Storno-Link der Patientin oder des Patienten oder über den Storno-Link in einer Erinnerungs-E-Mail. Der Stornodialog weist Sie darauf hin, wenn der Termin eine Zahlung trägt, die zurückgezahlt wird. Umbuchen erstattet nicht. Wird ein Termin auf eine neue Zeit verschoben, bleibt dieselbe Zahlung derselben Buchung zugeordnet — es wird weder erneut abgebucht noch erstattet.

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Erstattungen, die RxScale für Sie anfordert

Trifft eine Zahlung ein, nachdem der Slot bereits von jemand anderem belegt wurde — selten, aber bei langsam abwickelnden Zahlungsarten möglich —, kann der Termin nicht bestätigt werden und die Zahlung erhält den Status refund_required. RxScale fordert die Erstattung automatisch an; Sie müssen nichts tun, und die Erstattung erscheint im Dialog wie jede andere.

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Wann eine Erstattung nicht möglich ist

Eine Erstattung muss aus dem Mollie-Konto erfolgen, das das Geld eingenommen hat. Zwei Situationen verhindern das:

• Sie haben dasselbe Mollie-Konto getrennt und wieder verbunden. Erstattungen funktionieren weiterhin — RxScale verwendet die aktuellen Zugangsdaten desselben Kontos.
• Sie haben ein anderes Mollie-Konto verbunden. Das Geld liegt in einem Konto, das RxScale nicht mehr erreicht, und eine Erstattung aus dem neuen Konto würde vom falschen Guthaben abgehen. Die Erstattung wird mit genau dieser Begründung als fehlgeschlagen markiert. Verbinden Sie das ursprüngliche Konto wieder und fordern Sie die Erstattung erneut an.

Eine Erstattung wird ebenfalls als fehlgeschlagen markiert, wenn der Zahlungsanbieter sie ablehnt oder wenn der Betrag nicht mehr passt, weil zwischenzeitlich eine andere Erstattung abgeschlossen wurde. In jedem Fall hält der Erstattungssatz den Grund fest, und Sie können nach Behebung der Ursache eine neue Erstattung anfordern.