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Geplante Termine

Wenn Ihre Organisation patientenseitige Selbstbuchung aktiviert hat, wählen Patienten ihren Termin direkt auf einer gehosteten Buchungsseite. Der Termin landet in Ihrem Kalender, sobald sie ihn bestätigen. Diese Seite erklärt, wie geplante Termine aus Ihrer Sicht funktionieren.

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Wie ein Termin in Ihrem Kalender landet

1. Der Patient kommt über die gehostete Buchungsseite (verlinkt von der Partnerseite) und wählt einen Slot in einem Ihrer veröffentlichten Verfügbarkeitsfenster.
2. Der Slot wird kurzzeitig (typisch 15 Minuten) gehalten, während der Patient den Buchungsflow abschließt.
3. Der Patient bestätigt. Der Termin wechselt in den Status confirmed und ist für Sie reserviert.
4. Bestätigt der Patient nicht rechtzeitig, läuft der Hold ab und der Slot wird wieder buchbar.

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Wo Sie Ihre Termine sehen

Über den Eintrag Termine in der Seitenleiste sehen Sie alle für Sie geplanten Termine. Der Standardview zeigt anstehende aktive Termine; Sie können nach Status (gehalten, bestätigt, storniert, abgelaufen, abgeschlossen, nicht erschienen) oder Zeitraum filtern, um die Historie zu durchsuchen.

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Dem Videocall beitreten

Jeder geplante Termin verweist auf einen persistenten Meeting-Raum, der Ihnen zugeordnet ist. Sie landen immer im selben Raum für denselben Patienten am selben Tag, unabhängig vom genutzten Buchungsflow.

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Join-Fenster

Sie können den Raum 10 Minuten vor Terminbeginn bis 60 Minuten nach dem geplanten Ende öffnen. Außerhalb dieses Fensters ist der Join deaktiviert. Damit sind die üblichen Fälle abgedeckt:

• Patient kommt früh → Sie treten früh bei und warten.
• Sprechstunde dauert länger → Sie bleiben über das geplante Ende hinaus im Raum.
• Patient ist bis zu eine Stunde verspätet → Sie können den Termin trotzdem halten.

Bei längeren Verzögerungen bitten Sie den Patienten um eine Umbuchung oder klären mit dem Support.

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Stornierungen

Sie können einen Termin von der Detailseite stornieren, wenn die Sprechstunde nicht stattfinden kann (Sie nicht verfügbar, Patient bittet um Storno, etc.). Ein Grund ist Pflicht, damit Support und Patient den Vorgang nachvollziehen können. Storniert der Patient selbst, wechselt der Termin in den Status cancelled und verschwindet aus Ihrer aktiven Liste.

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No-Shows

Tritt der Patient innerhalb des Join-Fensters nicht bei, markieren Sie den Termin nach Ablauf des Fensters als no_show. Das wird für Abrechnung und Reporting genutzt und ist von einer Stornierung getrennt.

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Verfügbarkeitsfenster

Ihre buchbaren Zeiten finden Sie unter Verfügbarkeit in der Seitenleiste. Jedes Fenster ist ein wiederkehrender Wochen-Slot (z. B. Montag 09:00 – 11:00), in dem Patienten Sie buchen können. Aus der Verfügbarkeitsseite können Sie:

• Ein Fenster hinzufügen. Wählen Sie Tag, Beginn, Ende (in Minuten seit Mitternacht, z. B. 540 = 09:00) und optional einen Puffer zwischen aufeinanderfolgenden Slots.
• Ein Fenster bearbeiten. Zeiten ändern oder vorübergehend deaktivieren, ohne zu löschen.
• Ein Fenster entfernen. Löscht die Regel weich; Patienten sehen die Slots in diesem Block nicht mehr.

Gültigkeitszeiträume (valid_from / valid_until) lassen sich nutzen, wenn eine Regel nur in einem bestimmten Zeitraum gelten soll; melden Sie sich beim Support, wenn Sie dabei Hilfe benötigen.

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Häufige Fragen

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