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Kalendersynchronisation

Verbinden Sie Ihren persönlichen Google- oder Microsoft (Outlook)-Kalender, und RxScale fügt Ihre geplanten Termine automatisch hinzu — so liegen Ihre Buchungen neben dem Rest Ihres Tages. Die Synchronisation läuft in beide Richtungen: RxScale liest auch, wann Sie bereits belegt sind, damit Patienten kein Zeitfenster buchen können, das mit einem bestehenden Termin in Ihrem Kalender kollidiert.
Die Daten Ihrer Patienten bleiben begrenzt. Ein synchronisierter Termin enthält einen generischen Titel („RxScale-Konsultation“), die Terminzeit, einen Link zu Ihrer Meetings-Seite im Doctor Portal und den vom Patienten angegebenen Termingrund, wenn einer hinterlegt wurde. Patientennamen und Bestellinformationen werden nicht in Ihren externen Kalender geschrieben.
Was RxScale aus Ihrem Kalender liest. Um kollidierende Zeitfenster zu blockieren, liest RxScale die Kalender, die Sie besitzen oder bearbeiten können (lediglich mit Ihnen geteilte sowie abonnierte Kalender, etwa Feiertage, werden übersprungen). Gespeichert werden ausschließlich Beginn und Ende jedes belegten Zeitraums, für die nächsten 60 Tage — niemals Titel, Beschreibungen, Orte, Teilnehmer oder Organisatoren. Diese Zeiten dienen allein dazu, Zeitfenster auszublenden, in denen Sie nicht frei sind, und werden gelöscht, sobald Sie den Kalender trennen.

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Einen Kalender verbinden

  1. Öffnen Sie die Seite Termine → Verfügbarkeit im Doctor Portal.
  2. Klicken Sie im Bereich Kalender neben Google oder Microsoft auf Verbinden.
  3. Melden Sie sich bei Ihrem Kalenderanbieter an und erteilen Sie die Zugriffsberechtigung.
  4. Sie kehren zu RxScale zurück; der Kalender wird nun als Verbunden angezeigt.
Wo Google-Termine erscheinen. Für Google erstellt RxScale einen eigenen Kalender namens „RxScale Appointments“ in Ihrem Konto und fügt Ihre Buchungen dort hinzu (statt zu Ihrem Hauptkalender). Er wird in Google Kalender weiterhin neben Ihren übrigen Terminen angezeigt, und Sie können ihn wie jeden anderen Kalender ausblenden oder umfärben. Microsoft-(Outlook-)Termine werden zu Ihrem Hauptkalender hinzugefügt.
Nutzen Sie nach dem Verbinden Termine synchronisieren beim jeweiligen Kalender, um Ihre bereits bestehenden, zukünftigen bestätigten Termine hinzuzufügen. Neue Buchungen werden danach automatisch übernommen; dieser Button wird nur benötigt, um vor dem Verbinden bestätigte Termine nachzutragen. Sie können ihn jederzeit erneut drücken — es entstehen keine Duplikate. Sie können gleichzeitig einen Google- und einen Microsoft-Kalender verbinden — jeder Termin wird zu jedem verbundenen Kalender hinzugefügt.

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Was synchronisiert wird

Nur bestätigte Termine werden synchronisiert — vorgemerkte Reservierungen nicht.

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Wie Ihr Kalender buchbare Zeitfenster blockiert

Alles, was in einem verbundenen Kalender als belegt markiert ist, blendet die überlappenden Zeitfenster für Patienten aus, sodass Sie nicht doppelt gebucht werden. RxScale aktualisiert dies regelmäßig und prüft Ihren Kalender erneut in dem Moment, in dem ein Patient ein Zeitfenster reserviert — ein Meeting, das Sie Minuten zuvor annehmen, wird also weiterhin berücksichtigt. Diese Einträge blockieren Ihre Zeitfenster nicht:
  • Von Ihnen abgelehnte Einladungen sowie abgesagte Meetings.
  • Einträge, die Sie als frei markiert haben („Als frei anzeigen“ in Google, Frei in Outlook).
  • Ganztägige Einträge und vorläufige Einladungen („Mit Vorbehalt“) — ein ganztägiger Eintrag wie eine Konferenz oder ein Geburtstag sperrt also nicht Ihren gesamten Tag.
  • Die RxScale-Termine, die wir selbst eingetragen haben.
Soll ein ganztägiger Eintrag Buchungen verhindern, legen Sie einen normalen Termin mit Uhrzeit an und markieren Sie ihn als gebucht — oder sperren Sie die Zeit auf Ihrer Seite Verfügbarkeit.
Zeitfenster bleiben bis zu 60 Tage im Voraus buchbar — so weit liest RxScale Ihren Kalender. Zeigt Ihr Kalender Neu verbinden erforderlich, kann RxScale ihn nicht mehr lesen — Ihre Zeitfenster bleiben dann offen. Verbinden Sie ihn zeitnah neu, um Kollisionen zu vermeiden.
Google-Verbindungen von vor dieser Funktion müssen neu verbunden werden. Das Lesen Ihrer belegten Zeiten benötigt eine Leseberechtigung, die bei älteren Verbindungen nie abgefragt wurde. Diese zeigen Neu verbinden erforderlich — klicken Sie auf Neu verbinden und bestätigen Sie die zusätzliche Berechtigung.

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Verbindung trennen

Klicken Sie neben einem verbundenen Anbieter auf Trennen. RxScale widerruft seinen Zugriff, entfernt alle kommenden von RxScale erstellten Einträge aus diesem Kalender (vergangene Termine bleiben als Nachweis erhalten), löscht die zu Ihnen gespeicherten belegten Zeiten und beendet die Synchronisation. Ihre Zeitfenster richten sich danach allein nach Ihrer RxScale-Verfügbarkeit.
Wenn eine Verbindung Neu verbinden erforderlich anzeigt, ist der Zugriff Ihres Anbieters abgelaufen oder wurde widerrufen (z. B. nach einer Passwortänderung). Die Synchronisation ist pausiert — der Button Termine synchronisieren wird ausgeblendet und Ihr Kalender blockiert keine Zeitfenster mehr — bis Sie auf Neu verbinden klicken, um den Zugriff wiederherzustellen.