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Versand

Diese Seite erklärt, wie Sie Ihren Versand konfigurieren und Lieferungen über das Apothekenportal verfolgen.

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Pharmacy-Suite-Abo

Das Erstellen von Versandetiketten im Apothekenportal setzt ein aktives Pharmacy-Suite-Abo voraus. Abonnieren Sie unter Einstellungen oder über die Statusanzeige in der Navigationsleiste. Nach dem Checkout bestätigt das Portal das Abo und schaltet die Versanddienstleister-Einrichtung frei. Ohne aktives Abo bleiben die Aktionen für Versand- und Retourenetiketten deaktiviert. Sie können weiterhin Sendungsdetails anzeigen und beim Abschließen einer versendeten Bestellung Tracking-Informationen hinzufügen.
Wenn die Schaltfläche „Abonnieren“ nicht erscheint oder der Checkout nicht abgeschlossen wird, wenden Sie sich an Ihren RxScale-Kundenbetreuer.

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Versand einrichten

Sobald Sie abonniert sind, hinterlegen Sie Ihren eigenen Carrier-Vertrag unter Einstellungen. RxScale bucht Etiketten über diesen Vertrag — es gibt keinen zusätzlichen Freischaltungsschritt, und eine vollständige Konfiguration ist sofort einsatzbereit.
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Zu Einstellungen navigieren

Navigieren Sie über die Seitenleiste zum Bereich Einstellungen.
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Versandkonfiguration öffnen

Finden Sie den Bereich Versandkonfiguration. Dieser Bereich ist verfügbar, sobald Ihr Pharmacy-Suite-Abo aktiv ist.
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Versanddienstleister hinzufügen

Wählen Sie einen Versanddienstleister und geben Sie die Vertragsdaten ein. Derzeit verfügbar:
  • DHL Paket (Deutschland) — Ihr Systembenutzer aus dem Geschäftskundenportal und die Abrechnungsnummer.
DHL Express und DPD erscheinen in der Liste als Demnächst und können noch nicht ausgewählt werden.
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Konfiguration speichern

Speichern Sie das Formular. Wenn Absenderadresse, Service und die erforderlichen Zugangsdaten ausgefüllt sind, ist die Konfiguration aktiv und Sie können Etiketten aus einer Bestellung drucken. Unvollständige Konfigurationen bleiben ausstehend, bis diese Felder vollständig sind.
Retourenetiketten sind für DHL Paket verfügbar. Weitere Versanddienstleister folgen, sobald sie freigeschaltet sind.

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Testmodus

Sie können DHL Paket (Direct) in den Testmodus versetzen. Dies ist eine Einstellung der Versandkonfiguration — keine Wahl pro Bestellung. Ist der Testmodus für einen Versanddienstleister aktiv, bucht RxScale dessen Etiketten über die DHL-Sandbox mit RxScales eigenen Testzugangsdaten statt über Ihren DHL-Vertrag. Es wird kein Paket versendet, die Sendungsnummer ist nicht echt, und die Sendung wird nicht berechnet. Der Testmodus ist ausschließlich für DHL Paket (Direct) verfügbar. DPD und DHL Express haben diese Einstellung nicht. Das Kontrollkästchen Testmodus finden Sie unter Einstellungen im Formular des Versanddienstleisters — sowohl beim Hinzufügen eines Versanddienstleisters als auch beim Aktualisieren seiner Zugangsdaten. Sie erkennen den Testmodus jederzeit:
  • Die Karte eines Versanddienstleisters zeigt unter Einstellungen das Badge Testmodus (blau) neben Standard (grün) und Ausstehend (gelb), wenn dessen Konfiguration im Testmodus ist.
  • Eine Sendung zeigt das Badge Testsendung (blau) in der Bestellansicht und im vollständigen Sendungsdialog, wenn sie gebucht wurde, während der Testmodus aktiv war.
Jede Sendung behält den Modus, der zum Zeitpunkt der Buchung aktiv war. Deren Etikett und Retourenetikett laufen weiterhin über dieselbe DHL-Sandbox oder dasselbe Live-System, auch wenn Sie den Testmodus des Versanddienstleisters danach ändern.
Der Testmodus warnt Sie nicht, bevor Sie ihn für eine echte Bestellung verwenden. Ist der Testmodus aktiv, wenn Sie ein Versandetikett erstellen, erhält diese Bestellung dennoch ein Sandbox-Etikett und wird nicht tatsächlich versendet — es gibt keinen gesonderten Bestätigungsschritt. Prüfen Sie vor dem Versand einer echten Bestellung die Karte des Versanddienstleisters auf das Badge Testmodus, und aktivieren Sie den Testmodus nur für Ihre eigenen Tests.

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Versandetiketten erstellen

Öffnen Sie die Bestellung und erstellen Sie ein Versandetikett. RxScale übergibt die Bestellung an Ihren hinterlegten Versanddienstleister und liefert ein druckbares Etikett zurück. Sobald die Bestellung versendet wurde, halten Sie den Bestellstatus und die Tracking-Informationen aktuell.

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Zustellung an eine DHL Packstation

Mit DHL Paket (Direct) wird eine Bestellung, deren Straße eine DHL Packstation ist, als Packstation-Sendung gebucht. Die Lieferadresse braucht dafür beide Nummern, mit denen DHL an die Packstation zustellt:
  • Packstation-Nummer — die dreistellige Nummer der Packstation, zum Beispiel Packstation 118.
  • Postnummer — die 6- bis 10-stellige DHL-Kundennummer des Patienten, meist im Adresszusatz angegeben.
Fehlt eine der beiden Nummern, wird kein Etikett gebucht und das Apothekenportal nennt die fehlende Nummer. Wenden Sie sich an das Support-Team, um die Lieferadresse korrigieren zu lassen, und erstellen Sie das Etikett anschließend erneut.

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Zustellung an eine DHL Postfiliale oder einen Paketshop

Mit DHL Paket (Direct) wird eine Bestellung, deren Straße eine DHL Postfiliale, Filiale oder ein Paketshop ist, als Abholung an dieser Stelle gebucht. Die Lieferadresse braucht dafür beide Nummern, mit denen DHL das Paket übergibt:
  • Filialnummer — die dreistellige Nummer der Postfiliale oder des Paketshops, von 401 bis 999, zum Beispiel Postfiliale 646.
  • Postnummer — die 6- bis 10-stellige DHL-Kundennummer des Patienten, meist im Adresszusatz angegeben.
Fehlt eine der beiden Nummern oder liegt die Filialnummer nicht zwischen 401 und 999, wird kein Etikett gebucht und das Apothekenportal nennt den Grund. Wenden Sie sich an das Support-Team, um die Lieferadresse korrigieren zu lassen, und erstellen Sie das Etikett anschließend erneut.

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Zielland

Mit DHL Paket (Direct) wird das Zielland aus der Lieferadresse der Bestellung übernommen. Es kann als zwei- oder dreistelliger Ländercode oder als Ländername wie Austria hinterlegt sein. Eine Adresse ohne Land wird nach Deutschland gebucht. Erkennt RxScale das Land nicht, wird kein Etikett gebucht und das Apothekenportal nennt das Land, das nicht zugeordnet werden konnte — das Paket wird nie auf Verdacht nach Deutschland gebucht. Wenden Sie sich an das Support-Team, um die Lieferadresse korrigieren zu lassen, und erstellen Sie das Etikett anschließend erneut.

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Sendung stornieren

Wenn Sie eine Sendung versehentlich gebucht haben oder die Bestellung nicht mehr versendet wird, können Sie die Sendung in den Bestelldetails im Apothekenportal stornieren.
  • Eine Stornierung ist möglich, bis DHL das Paket manifestiert hat. Sobald das Tagesmanifest geschlossen ist, akzeptiert DHL keine Stornierung mehr. Das Apothekenportal zeigt dann die Begründung des Versanddienstleisters an und die Sendung bleibt aktiv. Stornieren Sie daher, sobald feststeht, dass das Paket nicht hinausgehen soll.
  • Apotheken mit der Shiptheory-Integration können nicht über das Apothekenportal stornieren. Stornieren Sie die Sendung stattdessen direkt bei Shiptheory.
  • Bei einer Bestellung mit mehreren Sendungen öffnen Sie „Sendungen anzeigen“, um eine beliebige aktive Sendung zu stornieren. Jede aktive Sendung in der Liste hat eine eigene Schaltfläche zum Stornieren, sodass Sie ein früheres Paket stornieren können, ohne das neueste anzufassen. Die Bestelldetails werden aktualisiert, sobald Sie die Liste schließen.
  • Eine stornierte Sendung bleibt im Sendungsverlauf der Bestellung sichtbar und ist als storniert gekennzeichnet, sodass nachvollziehbar bleibt, was gebucht wurde. Ihre Sendungsverfolgungsinformationen werden dem Patienten nicht mehr angezeigt und auch nicht mehr über Partner-Integrationen (Bestell-Webhooks und die Partner-API) bereitgestellt.
  • Sie können anschließend eine Ersatzsendung buchen. Wenn Sie der Bestellung eine neue Sendung hinzufügen, entsteht ein neues Etikett mit eigener Sendungsreferenz und eigener Sendungsnummer.
Wenn der Versanddienstleister die Stornierung ablehnt, ändert sich in RxScale nichts — die Sendung bleibt aktiv und das Paket ist weiterhin unterwegs.

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Sendungen verfolgen

Nach dem Versand einer Bestellung können Sie den Lieferstatus über das Apothekenportal verfolgen. Sendungsverfolgungsinformationen werden in der Regel von Ihrem Versanddienstleister bereitgestellt und neben den Bestelldetails angezeigt. Sowohl Sie als auch der Patient können den Sendungsstatus einsehen, sodass Sie Patienten nicht manuell über den Lieferfortschritt informieren müssen.

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Retourenetiketten

Die Erstellung von Retourenetiketten setzt ebenfalls ein aktives Pharmacy-Suite-Abo voraus. Retourenetiketten sind für DHL Paket verfügbar.
Rückgaberichtlinien und -prozesse können je nach Konfiguration Ihrer Organisation variieren. Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer für Details zu Ihrem spezifischen Setup.

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Tipps zum Versand

  • Überprüfen Sie Adressen sorgfältig. Überprüfen Sie vor dem Erstellen eines Versandetiketts, ob die Lieferadresse korrekt ist, um fehlgeschlagene Zustellungen zu vermeiden.
  • Versenden Sie zeitnah. Sobald eine Bestellung bereit ist, versenden Sie sie so schnell wie möglich. Patienten schätzen eine schnelle Lieferung.
  • Halten Sie Sendungsverfolgungsinformationen aktuell. Bei Problemen mit einer Lieferung helfen die Sendungsverfolgungsinformationen dem Support-Team, den Patienten zu unterstützen.

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