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Rechnungen & Lieferscheine

Apotheken mit einem Pharmacy-Suite-Abonnement können direkt aus einer Apothekenbestellung eine formelle Patientenrechnung (Rechnung) erstellen und einen Lieferschein drucken. Beide Dokumente werden von RxScale als PDF erzeugt und druckfertig geöffnet. Die Rechnung trägt eine lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummer, eine Aufschlüsselung nach Netto/USt/Brutto je Position, gruppiert nach USt-Satz, sowie eine Momentaufnahme Ihrer Apotheke und des Patienten zum Zeitpunkt der Erstellung.
Rechnungen und Lieferscheine stehen nur zur Verfügung, wenn Ihre Apotheke ein aktives Pharmacy-Suite-Abonnement hat. Wenn die Aktionen auf der Bestelldetailseite nicht erscheinen oder die Karte für die Rechnungseinstellungen in den Einstellungen fehlt, ist Ihre Apotheke nicht abonniert — wenden Sie sich an Ihren RxScale-Kundenbetreuer.

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Vorab: Rechnungseinstellungen konfigurieren

Bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen können, müssen Sie Ihre Rechnungseinstellungen vervollständigen. Der Briefkopf, die Steuerangaben und die Nummerierung, die auf jeder Rechnung erscheinen, stammen aus dieser Konfiguration — eine Rechnung kann erst erstellt werden, wenn die Pflichtfelder ausgefüllt sind. Öffnen Sie Einstellungen im Apothekenportal und suchen Sie die Karte Rechnungsstellung.

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Briefkopf und Kontaktdaten

Diese Felder bilden den Absenderblock, der oben auf jeder Rechnung und jedem Lieferschein gedruckt wird:
  • Firmenname — Der eingetragene Name Ihrer Apotheke. Pflichtfeld.
  • Adresszeile 1, Adresszeile 2, Postleitzahl, Stadt, Ländercode — Die Anschrift Ihrer Apotheke. Adresszeile 1, Postleitzahl und Stadt sind Pflichtfelder.
  • Webseite — Die Webseite Ihrer Apotheke, falls sie angezeigt werden soll.
  • Kontakt-E-Mail, Kontakttelefon — Optionale Kontaktdaten.

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Steuerangaben

  • Steuernummer — Die Steuernummer Ihrer Apotheke. Pflichtfeld.
  • USt-IdNr. — Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden.

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Bankverbindung

Wird im Zahlungsblock der Rechnung angezeigt:
  • IBAN, BIC, Bankname — Ihr Bankkonto für die Zahlung.

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Nummerierung

  • Rechnungsnummer-Präfix — Ein optionaler Textzusatz vor der Nummer (zum Beispiel RE-).
  • Startnummer der Rechnung — Die Nummer, die Ihre erste Rechnung verwendet. RxScale zählt sie danach für jede weitere Rechnung automatisch hoch.
Die Startnummer der Rechnung wird dauerhaft gesperrt, sobald Ihre erste Rechnung erstellt wurde. Eine lückenlose, fortlaufende Nummerierung ist gesetzlich vorgeschrieben, daher kann die Nummer danach nicht mehr geändert oder zurückgesetzt werden. Legen Sie Ihre gewünschte Startnummer fest, bevor Sie eine Rechnung erstellen. Sobald die erste Rechnung existiert, ist das Feld deaktiviert und zeigt „Gesperrt, sobald die erste Rechnung erstellt wurde”.

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Standard-USt-Satz

  • Standard-USt-Satz — Der Ausweich-USt-Satz für eine Position, deren Produkt keinen eigenen Satz hat. Er wird in Basispunkten angegeben, wobei 1900 für 19 % und 700 für 7 % steht.
Verwenden Sie Logo hochladen, um Ihr Apothekenlogo in den Rechnungskopf aufzunehmen. Laden Sie ein PNG- oder JPEG-Bild hoch.
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Einstellungen öffnen

Navigieren Sie im Apothekenportal zu Einstellungen und suchen Sie die Karte Rechnungsstellung.
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Pflichtfelder ausfüllen

Geben Sie mindestens Firmenname, Adresszeile 1, Postleitzahl, Stadt und Steuernummer ein. Ergänzen Sie Bank- und Kontaktdaten nach Bedarf.
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Nummerierung festlegen

Wählen Sie ein Rechnungsnummer-Präfix (optional) und Ihre Startnummer. Prüfen Sie die Startnummer sorgfältig — sie kann nach der ersten Rechnung nicht mehr geändert werden.
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Logo hochladen (optional)

Verwenden Sie Logo hochladen, um ein PNG- oder JPEG-Bild in den Rechnungskopf einzufügen.
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Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Ihre Einstellungen werden gespeichert und die Rechnungsstellung ist einsatzbereit.

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USt-Sätze verwalten

Unterhalb der Karte Rechnungsstellung verwaltet die Karte USt-Sätze die benannten USt-Satz-Vorlagen für Ihre Apothekengruppe (zum Beispiel „Regelsatz” mit 19 % und „ermäßigter Satz” mit 7 %). Produkte verweisen auf diese Vorlagen, und jede Position ohne eigenen Satz greift auf den Standardsatz der Gruppe zurück. Für jeden USt-Satz sehen Sie seinen Namen, seinen Satz und ob er der Standard der Gruppe ist.
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USt-Satz hinzufügen

Klicken Sie auf USt-Satz hinzufügen, geben Sie einen Namen (zum Beispiel „Regelsatz”) und den Satz in Prozent ein und bestätigen Sie.
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Standard festlegen

Verwenden Sie die Aktion Als Standard festlegen bei einem Satz, um ihn zum Gruppenstandard zu machen. Es ist immer genau ein Satz der Standard, daher hebt das Festlegen eines neuen Standards den vorherigen auf.
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Bearbeiten oder löschen

Verwenden Sie Bearbeiten, um Name oder Prozentsatz eines Satzes zu ändern. Verwenden Sie Löschen, um einen Satz zu entfernen.
Ein USt-Satz, der noch einem oder mehreren Produkten zugeordnet ist, kann nicht gelöscht werden. Ordnen Sie diese Produkte zuerst einem anderen Satz zu und löschen Sie den Satz anschließend.

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Wie der USt-Satz einer Position ermittelt wird

Für jede Rechnungsposition ermittelt RxScale den USt-Satz in dieser Reihenfolge:
  1. Der dem Produkt zugeordnete USt-Satz, sofern vorhanden.
  2. Andernfalls der Standard-USt-Satz der Gruppe.
  3. Andernfalls der Standard-USt-Satz aus Ihren Rechnungseinstellungen.

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Rechnung erstellen

Öffnen Sie die Bestellung im Apothekenportal und verwenden Sie die Aktion Rechnung erstellen auf der Bestelldetailseite.
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Bestellung öffnen

Suchen Sie die Bestellung und öffnen Sie ihre Detailseite.
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Rechnung erstellen

Wählen Sie die Aktion Rechnung erstellen. RxScale erzeugt das Rechnungs-PDF und öffnet es druckfertig und bestätigt mit „Rechnung erstellt”.
Die Rechnung enthält:
  • Eine lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummer (Ihr Präfix plus die nächste Nummer in der Folge).
  • Eine Position je Bestellartikel mit Menge, Netto, USt und Brutto.
  • USt-Summen gruppiert nach Satz sowie die Nettosumme und den Gesamtbetrag.
  • Eine Momentaufnahme Ihrer Apotheke (Briefkopf, Steuerangaben, Bankverbindung) und des Patienten.
Die Preise auf der Rechnung stammen aus den Beträgen, die bei der Bestellung erfasst wurden — dieselben Zahlen, die auch die Kommissionierliste verwendet — sodass die Rechnung stets dem entspricht, was der Patient bezahlt hat, einschließlich etwaiger Artikelersetzungen.

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Eine Rechnung je Bestellung, erneutes Drucken und Unveränderlichkeit

Jede Bestellung kann genau eine Rechnung haben. Das Rechnungs-PDF wird einmal erzeugt und gespeichert, sodass es sich nach der Erstellung nie mehr ändert.
  • Erneutes Drucken: Wenn Sie Rechnung erstellen erneut bei einer Bestellung wählen, die bereits eine Rechnung hat, wird keine neue Rechnung erstellt und keine neue Nummer verbraucht. Es wird das identische gespeicherte PDF erneut geöffnet — dieselbe Nummer, dieselben Zahlen, Byte für Byte.
  • Unveränderlich: Da die Rechnung eine Momentaufnahme zum Zeitpunkt der Erstellung speichert, ändern spätere Anpassungen an der Bestellung oder an Ihren Apothekeneinstellungen eine bereits erstellte Rechnung nicht.

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Lieferschein drucken

Ein Lieferschein listet die Produkte und Mengen einer Bestellung ohne Preise auf — praktisch, um ihn dem Paket beizulegen. Öffnen Sie die Bestellung und verwenden Sie die Aktion Lieferschein drucken auf der Bestelldetailseite. RxScale erzeugt das Lieferschein-PDF und öffnet es druckfertig.
Anders als die Rechnung trägt ein Lieferschein keine Preise und keine Rechnungsnummer und verbraucht keine Rechnungsnummer. Sie können ihn beliebig oft drucken.

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Verwandte Themen

  • Bestellungen bearbeiten — Wie Sie Apothekenbestellungen entgegennehmen, annehmen und abschließen.
  • Gruppenbestand — Gemeinsame Produkt-, Lagerort- und Bestandsverwaltung für Apothekengruppen mit Pharmacy-Suite-Abonnement.
  • Einstellungen — Konfigurieren Sie Ihr Apothekenkonto, den Versand und die Benachrichtigungseinstellungen.